Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Najpierw trzeba uporządkować charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Odmiennego podejścia wymaga rodzinny piknik dla pracowników i ich bliskich, dlatego wybieranie atrakcji bez wcześniejszej analizy może utrudnić późniejszą logistykę. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a zespół przygotowujący wydarzenie nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć bardziej praktyczne okazuje się poznanie struktury zaproszonej grupy. Jeżeli zaproszeni są pracownicy z dziećmi, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. Gdy priorytetem pozostaje budowanie relacji między pracownikami większe znaczenie mogą mieć konkursy angażujące większe grupy. Celem nie powinno być wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Na etapie briefu dobrze określić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz stopień formalności. Od takich danych zależy wiele dalszych decyzji organizacyjnych ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Teren pikniku to nie tylko trawa i wolna przestrzeń
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed wyborem miejsca trzeba ocenić możliwości wjazdu samochodów dostawczych, a także możliwości przygotowania cateringu. Pozornie niedroga lokalizacja może wymagać dodatkowego zaplecza, które zmieni rzeczywisty koszt wydarzenia Ważne jest również rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Część programu wymaga dostępu do zasilania, dlatego planowanie ustawienia wszystkiego „na miejscu” może prowadzić do konfliktów przestrzennych. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba zadbać o czytelną komunikację dla uczestników. Dobre zagospodarowanie przestrzeni rzadko przyciąga uwagę uczestników – i właśnie o to chodzi podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę kto zorganizuje piknik firmowy, a kolejnym krokiem staje się zestawienie różnych ofert. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak obsługa techniczna, wyposażenie czy sprzątanie. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Jeżeli catering, scena, atrakcje i infrastruktura pochodzą od różnych dostawców, konieczna staje się centralna koordynacja dostaw, montażu i pracy ekip. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o problemy z dostępem do terenu. Wzrost skali wydarzenia zwiększa znaczenie koordynacji dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Dobry scenariusz obejmuje także to, czego organizator nie chce wykorzystać
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Dlatego plan awaryjny nie jest dodatkiem przygotowywanym w ostatniej chwili, lecz integralną częścią całego projektu. Trzeba ustalić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także które aktywności można zastąpić innymi.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także opóźnienie dostawy. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Duże znaczenie ma przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Problemy można rozwiązywać według wcześniej ustalonego schematu zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują dopasowanie programu do uczestników, realistyczny harmonogram i gotowość na zmianę warunków. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a kolejne punkty realizowane są zgodnie z przygotowanym scenariuszem.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Reklama+